在現代企業中，視頻會議已不再是大企業或政府的專屬，中小企業配備視頻會議系統對節省企業運營成本，提高工作效率有很大幫助。企業視頻會議根據規模不同類型也會有所不同，弄清企業需要怎樣的視頻會議系統是首要問題。在選購視頻會議時，將會議主題搞清楚就會發現，視頻會議系統其實并不復雜。

作為企業客戶，尤其是中小企業、預算有限的客戶，該如何選擇視頻會議系統呢？常見的主要選擇模式無外乎有三種。

第一，看別人用了什么，看政府機關用了什么，或者去看自己的兄弟企業、行業伙伴用了什么；第二，看誰的視頻會議系統更為先進、專利技術更為強大；第三，通過深入研究自己的業務流程，找到自己到底需要什么，購買合適且易于升級的產品。

以上三種選購方式都具有合理性。比如，參照別人的方式，如果真的有合適的參考目標，那將是事半功倍的方法；而以產品的先進性為主要選擇點，也符合科技行業最流行的“思維方式”——誰都不想購買的產品很快又被淘汰。但是，這兩種方式也很容易出現“選擇誤差”：即產品固然優秀，卻最終不適用于自己的業務流程。所以，最好的選購方式是第三種，以自己業務需求為中心的選擇原則。

再小的公司也五臟俱全，業務流程包含方方面面。各種的業務環節到底哪些能決定“視頻會議”系統的選購呢？

根據會議的主題內容可分為以下情況：1.會議是傳達型的會議，核心領導講話、部門領導表態即完畢；2.會議是討論性的會議，有很多即時的發言、具體文件及物品的展示；3.會議是學習型的會議，主要是主講人發言，輔助部分人員的提問，展示多以文件為主；4.會議是臨時性的會議，隨時有新的人員加入，甚至有其他通信手段和系統加入；5.會議以現場觀摩為主，需要多種通信支持，雙屏雙流顯示，移動通信支持；6.會議是危機處理和決策性的，需要特種設備信號支持和多種通信系統支持等。

以上這些分類，難以概括所有的會議應用場景。但是，由這些卻可歸納出一系列的應用特點：首先是多方人員的溝通、文件分享、雙屏雙流、多通信手段等，除此之外還會有系統兼容需求。這個兼容性主要包括兩方面的意義：一是系統擴展功能，軟件不斷升級，融合更多的統一通信概念；二是此系統能和其他品牌的產品無縫連接和配合應用。尤其是后者，對于好的視頻會議系統是必須的條件。比如，企業銷售和研發部門可能同時需要與客戶溝通。但是客戶企業卻沒有“義務”采購完全一樣的視頻會議系統。

融入既有的業務流程，滿足現有會議形式需求，同時具有更好的兼容和擴展性。這是對一款好的視頻會議系統的最基本要求。如果還要針對中小企業用戶提出一些“進階性”的需求，那么易于部署和維護、綜合成本低，性價比高將是另兩個必須的條件。